Política de tratamiento de datos

1. Disposiciones Generales

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la empresa [RAZÓN SOCIAL LEGAL DE SR INMUEBLE], identificada con NIT: [Pendiente], con domicilio principal en [DIRECCIÓN LEGAL], en la ciudad de [CIUDAD], y portal web: www.srinmueble.com, en adelante “Sr Inmueble”, informa que es responsable del tratamiento de las bases de datos que contienen información personal de sus usuarios, empleados, proveedores y demás titulares de información.

Sr Inmueble reconoce la importancia de garantizar la privacidad, confidencialidad, integridad y seguridad de los datos personales recolectados en el desarrollo de su actividad económica. Por ello, se compromete a implementar las medidas técnicas, administrativas y jurídicas necesarias para proteger dichos datos.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales establece los términos, condiciones y procedimientos para la recolección, uso, almacenamiento, circulación, supresión y demás actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales realizados por Sr Inmueble, así como los mecanismos para que los titulares puedan ejercer sus derechos.

Los datos personales se recolectan directamente a través de formularios web, procesos de vinculación comercial, contratos, campañas, publicaciones, eventos, y demás canales habilitados por Sr Inmueble. El acceso a estas bases de datos está limitado exclusivamente al personal autorizado, quienes han sido debidamente capacitados para su manejo conforme a las normativas vigentes.

Los usuarios, empleados, clientes, proveedores y cualquier otra persona que entregue voluntariamente sus datos personales a Sr Inmueble, aceptan expresamente esta Política de Tratamiento de Datos y otorgan autorización para su uso conforme a los fines descritos en este documento.

Esta política aplica a todos los titulares de datos que se relacionen con Sr Inmueble, ya sea en calidad de usuario, cliente, proveedor, empleado, visitante, anunciante, aliado comercial o cualquier otra categoría que implique la entrega de información personal.

2. Definiciones

Para los efectos de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, se aplicarán las siguientes definiciones, conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular, mediante la cual se le informa la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento de sus datos.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, sin importar el formato, medio o soporte.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Por ejemplo, el estado civil, profesión, calidad de comerciante o servidor público, entre otros.
• Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Incluyen datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, salud, vida sexual y datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Para Sr Inmueble, el titular puede ser un usuario registrado, cliente, proveedor, empleado o cualquier persona que entregue información personal.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: Envío de datos personales a un receptor (ubicado dentro o fuera del país), quien actúa como responsable del tratamiento.
• Transmisión: Comunicación de datos personales a un encargado del tratamiento, dentro o fuera del país, con el fin de realizar un tratamiento por cuenta del responsable.

3. Almacenamiento de los Datos Personales

Sr Inmueble solicitará únicamente los datos personales necesarios para la prestación de sus servicios, la adquisición de productos, la vinculación comercial o contractual, y el cumplimiento de sus obligaciones legales. En algunos casos, podrá requerir datos de carácter sensible, los cuales serán entregados de manera libre, voluntaria y con autorización expresa por parte del titular.

Una vez recolectados, los datos personales serán almacenados en bases de datos físicas y/o electrónicas, organizadas según la relación entre el titular y Sr Inmueble (usuarios, clientes, empleados, proveedores, etc.).

Estas bases de datos estarán alojadas:

• En sistemas internos propios o en servidores contratados en centros de datos que cuenten con políticas de seguridad y estándares internacionales, incluyendo sistemas de backup, autenticación, cifrado y monitoreo.
• Bajo control exclusivo del personal autorizado de Sr Inmueble, debidamente capacitado en protección de datos personales y sujeto a obligaciones de confidencialidad.
• Con protocolos internos de acceso, gestión y trazabilidad para evitar el uso, acceso, alteración o divulgación no autorizada.

Sr Inmueble se compromete a mantener actualizada la información contenida en sus bases de datos, aplicar medidas técnicas y administrativas proporcionales al nivel de riesgo de los datos tratados, y cumplir con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

4. Tratamiento y Finalidad de los Datos Personales

La información personal recolectada por Sr Inmueble, será utilizada conforme a la autorización del titular, para los fines específicos y legítimos que se informan a continuación. El tratamiento podrá incluir la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión, transmisión o transferencia de los datos, según se requiera.

4.1 Finalidades Generales del Tratamiento

Sr Inmueble podrá tratar los datos personales con las siguientes finalidades:

• Ejecutar y prestar adecuadamente los servicios y/o productos ofrecidos a través del portal www.srinmueble.com.
• Gestionar registros de usuarios, acceso a cuentas, administración de avisos y funcionalidades del portal.
• Permitir la consulta, publicación y difusión de inmuebles, así como la vinculación entre usuarios y anunciantes.
• Efectuar la facturación de servicios contratados.
• Enviar comunicaciones comerciales, promociones, campañas publicitarias, activaciones, lanzamientos, alianzas y novedades propias o de terceros aliados.
• Realizar análisis de comportamiento del usuario, segmentación de mercado, encuestas de satisfacción y estudios estadísticos.
• Ejecutar procesos administrativos, financieros, contables, logísticos, operativos y legales.
• Gestionar relaciones laborales o contractuales con empleados, proveedores o terceros.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas en ejercicio de sus funciones.
• Cumplir con obligaciones legales en materia tributaria, laboral, de seguridad social, hábeas data o cualquier otra exigida por la ley.

4.2 Tratamiento de Datos Sensibles

Sr Inmueble podrá recolectar datos sensibles únicamente cuando sea necesario y con autorización expresa del titular, para las siguientes finalidades:

• Procesos de selección de personal (datos biométricos, de salud o antecedentes).
• Gestión de incapacidades, afiliaciones y seguridad social.
• Prevención de actividades ilícitas, fraude, suplantación o lavado de activos.

El titular no está obligado a suministrar datos sensibles, salvo cuando existan razones legales o contractuales que lo exijan

4.3 Tratamiento de Datos de Menores de Edad

Sr Inmueble no recolecta, almacena ni utiliza intencionalmente datos personales de menores de edad.

En caso de que, por error o circunstancias ajenas a la voluntad de Sr Inmueble, se reciban datos correspondientes a menores, estos serán eliminados de forma segura y no serán utilizados bajo ninguna circunstancia.

Excepcionalmente, y solo cuando exista una necesidad legal, contractual o procedimental justificada, Sr Inmueble podrá tratar datos de menores únicamente cuando:

La finalidad sea legítima y directamente relacionada con las funciones propias de Sr Inmueble.

Exista autorización expresa y verificable de sus representantes legales.

Se garantice el respeto por sus derechos fundamentales y se priorice el interés superior del menor.

4.4 Transferencia y Transmisión de Datos

Sr Inmueble podrá transmitir o transferir datos personales a:

• Proveedores, aliados comerciales o plataformas tecnológicas necesarias para la operación de sus servicios.
• Entidades públicas o privadas que lo soliciten legalmente.
• Terceros encargados del procesamiento o alojamiento de datos (nacionales o internacionales), siempre bajo acuerdos que garanticen el cumplimiento de la ley colombiana.

En todos los casos, Sr Inmueble exigirá condiciones de seguridad, confidencialidad y uso legítimo de los datos.

5. Derechos de los Titulares de la Información

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tratados por Sr Inmueble tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, acceder y consultar sus datos personales que se encuentren bajo tratamiento por parte de Sr Inmueble, así como el uso y finalidad que se les ha dado.
2. Solicitar la actualización, rectificación o corrección de datos incompletos, inexactos, parciales, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento no esté autorizado o esté prohibido por la ley.
3. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
4. Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de Sr Inmueble cuando:
   • No se utilicen conforme a las finalidades autorizadas.
   • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad por la cual fueron recolectados.
   • Se haya revocado la autorización o el tratamiento sea contrario a la normatividad vigente.
5. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando esta no sea requerida por ley.
6. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012 o sus normas complementarias.
7. Ser informado por Sr Inmueble, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
8. Ejercer el derecho de hábeas data, a través de mecanismos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, conforme a la ley.
9. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez al mes, o cada vez que existan modificaciones sustanciales en la Política de Tratamiento de Datos.

6. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

Los titulares de datos personales podrán ejercer sus derechos mediante peticiones, consultas, quejas o reclamos, utilizando los canales digitales que Sr Inmueble ha dispuesto para tal fin.

6.1 Correo Electrónico

Las solicitudes deberán enviarse al correo electrónico: protecciondatos@srinmueble.com

Para ser válidas, deben incluir:

• Nombre completo del titular.
• Número de identificación.
• Descripción clara de la solicitud.
• Dirección electrónica para notificaciones.
• Documentos soporte si aplica (por ejemplo: poder de representación, copia de cédula, etc.).

6.2 Tiempos de Respuesta

• Consultas: serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recepción. Si se requiere más tiempo, se notificará el motivo de la demora y se concederán hasta cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: serán respondidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados desde la fecha de recepción completa del reclamo. Si está incompleto, se solicitará subsanación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si no se recibe respuesta en dos (2) meses, se entenderá que el usuario desistió.
• Una vez recibido un reclamo válido, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite”, la cual permanecerá hasta que se emita respuesta formal.

7. Procedimiento para Ejercer los Derechos del Titular

Los titulares de datos personales podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización, de forma gratuita, en cualquier momento, conforme a la Ley 1581 de 2012.

7.1 Ejercicio Directo de Derechos

Los derechos podrán ser ejercidos por:

• El titular de los datos, previa verificación de su identidad.
• Su representante legal, con documento que acredite la representación (por ejemplo, poder autenticado).
• El causahabiente del titular, con documentos que validen el vínculo.

Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta al titular y no se acredite su representación, esta será considerada como no presentada.

7.2 Requisitos Mínimos de la Solicitud

Toda solicitud relacionada con el tratamiento de datos deberá incluir:

• Nombre completo del titular.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Descripción clara del derecho que desea ejercer (consulta, rectificación, supresión, etc.).
• Dirección electrónica para notificación de respuesta.
• Documentos de soporte, si aplica (poder, prueba de vínculo, etc.).

7.3 Plazos de Respuesta

• Consultas: serán respondidas en un máximo de 10 días hábiles desde su recepción.
  En caso de requerir más tiempo, Sr Inmueble podrá ampliar el plazo por 5 días hábiles adicionales, notificando al titular antes del vencimiento del término inicial.
• Reclamos: serán respondidos en un máximo de 15 días hábiles, contados desde la recepción completa.
  Si el reclamo está incompleto, Sr Inmueble requerirá subsanación dentro de los 5 días hábiles siguientes.
  Si pasados 2 meses el solicitante no entrega la información requerida, se entenderá desistido.
• Mientras el reclamo esté en trámite, Sr Inmueble incluirá en la base de datos una anotación que diga “reclamo en trámite”, hasta su resolución.

8. Deberes de Sr Inmueble como Responsable del Tratamiento

Sr Inmueble reconoce que los datos personales tratados en el marco de su operación son propiedad exclusiva de sus titulares, y por tanto, se compromete a garantizar el pleno y efectivo ejercicio de los derechos de protección de datos conforme a la ley.

Como responsable del tratamiento, Sr Inmueble se obliga a cumplir con los siguientes deberes:

1. Garantizar en todo momento al titular el pleno y efectivo ejercicio de su derecho constitucional de hábeas data.
2. Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada por el titular, salvo cuando la ley no lo requiera.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Actualizar oportunamente la información para garantizar que sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta, y comunicar dicha actualización al encargado del tratamiento si aplica.
7. Tramitar consultas y reclamos presentados por los titulares dentro de los plazos legales establecidos.
8. Informar al encargado del tratamiento (si lo hubiere) cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez recibido el reclamo correspondiente.
9. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
10. Notificar a la autoridad de control (Superintendencia de Industria y Comercio) sobre cualquier incidente de seguridad que ponga en riesgo la información de los titulares.
11. Cumplir con las instrucciones impartidas por la Superintendencia en relación con el tratamiento de datos personales.
12. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos, si así se requiere, para garantizar el cumplimiento de la ley y la atención adecuada de peticiones y reclamos.
13. Exigir a los encargados del tratamiento el cumplimiento de las obligaciones de seguridad y confidencialidad, en los casos en que se compartan o deleguen funciones de tratamiento.

9. Transferencia de la Información Suministrada

Con la aceptación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, el titular autoriza a Sr Inmueble a compartir, transferir y transmitir sus datos personales en los siguientes casos:

1. A empresas aliadas, contratistas o terceros proveedores, nacionales o internacionales, con los cuales Sr Inmueble tenga vínculos contractuales o comerciales necesarios para la correcta ejecución de sus servicios o la mejora de la experiencia del usuario.
2. A entidades judiciales, administrativas, fiscales o de control, cuando estos requieran la información en ejercicio de sus funciones legales y constitucionales.
3. A firmas auditoras, internas o externas, para fines de control, cumplimiento normativo y verificación de procesos de gestión de riesgos, incluyendo aquellos relacionados con lavado de activos y financiación del terrorismo.
4. A compradores, socios o inversionistas, en caso de procesos de fusión, escisión, venta de activos o adquisición de Sr Inmueble, en cuyo caso los datos serán tratados de forma confidencial y segura.
5. A otras entidades del Estado, en cumplimiento de mandatos legales, órdenes administrativas o decisiones judiciales.
6. A terceros, con fines comerciales, exclusivamente cuando exista autorización expresa, previa e informada por parte del titular.

En todos los casos de transferencia o transmisión, Sr Inmueble garantizará el cumplimiento de las condiciones previstas por la Ley 1581 de 2012, incluyendo acuerdos de confidencialidad, cláusulas de protección de datos y compromisos de uso conforme a la finalidad autorizada.

Sr Inmueble no vende, arrienda, ni comercializa la información personal de sus usuarios, salvo cuando exista autorización expresa para ello o cuando la ley lo permita expresamente.

10. Vigencia de la Autorización del Tratamiento de Datos Personales

La autorización otorgada por el titular para el tratamiento de sus datos personales estará vigente a partir del momento en que es aceptada y durará mientras Sr Inmueble continúe desarrollando las actividades propias de su objeto social, o mientras persista la finalidad para la cual fueron recolectados los datos.

Una vez finalizada la relación con el titular, Sr Inmueble podrá conservar la información durante un período máximo de diez (10) años, con el propósito de:

• Cumplir con obligaciones legales o contractuales.
• Atender requerimientos judiciales o administrativos.
• Asegurar trazabilidad en operaciones realizadas.

En cualquier momento, el titular podrá ejercer sus derechos a revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual que exija su conservación.